Strategi Hadapi Komplain/Keluhan Pelanggan

Ada 8 strategi untuk menghadapi komplain pelanggan, antara lain sebagai berikut :

1. Anda tak perlu terlalu panik dan abaikan saja caci-maki pelanggan Anda. Segeralah akui kesalahan Anda lalu cari tahu apa permasalahannya sehingga membuat pelanggan komplain. Semakin cepat Anda menanggapinya, semakin baik.

2. Tetaplah bersikap tenang. Tunjukkan bahwa Anda peduli dengan kondisi pelanggan dan katakan bahwa Anda mengerti mengapa pelanggan Anda marah, dan sampaikan bahwa Anda akan menanggapi masalah ini dengan serius.

3. Jangan sesekali Anda memotong pembicaraan pelanggan Anda, bersabarlah dan biarkan pelanggan Anda meluapkan rasa kesalnya. Dalam banyak kasus, setelah berhasil mengeluarkan unek-uneknya, pelanggan sering merasa telah marah secara berlebihan dan menyesal karenanya. Setelah itu biasanya mereka akan menerima solusi yang Anda tawarkan.

4. Tanyakan beberapa hal yang mungkin akan membantu Anda menemukan cara untuk memperbaiki keadaan.

5. Ajak mereka mendiskusikan solusinya. Misalnya, bertemu dengan pelanggan Anda sambil memberinya kesempatan makan siang, sementara Anda mencari jalan keluarnya.

6. Sepakati suatu solusi. Setelah Anda mengetahui dengan pasti keluhannya, Anda akan dapat mencari suatu tindakan penyelesaian. Tawarkan sesuatu yang akan melegakannya dengan cepat.

7. Sepakati jadwal untuk melakukan penyelesaian masalahnya.

8. Jadikan penyelesaian masalah ini sebagai prioritas Anda, sehingga Anda mendahulukan komplain ini dari pekerjaan rutin Anda.

Sekian dan Terima Kasih:)